تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين

تمكن المنظمات من تنظيم حركات عملها حيث أن وصول وخروج الموظفين من وإلى العمل من الأمور التي يمكن أن تسبب الفوضى، لذلك لا بد من وجود آلية منظمة تتحكم في حركة الموظفين.

نموذج حضور وانصراف الموظف

لا يقتصر نموذج مشاركة الموظفين على العمل في القطاع العام فقط، بل أصبح لا غنى عنه في القطاع الخاص أيضاً، ولذلك يجب أن يتضمن بعض العناصر المهمة.

أسبوع: ………………..

اليوم: ………………………..

تاريخ: ……… / ………. /……. ل

م.	اسم	جمهور		رفض
		إمضاء	وقت	إمضاء	وقت
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28

ملحوظات:

ج: “المقصود بالعدم”.

س: “اطلب الإذن”.

ت: “مرور”.

ولا يفوتك أيضاً:

أهم عناصر سجلات حضور وانصراف الموظفين

لكي يكون نموذج حضور وانصراف الموظف صحيحاً ويتم تنفيذه بطريقة صحية، يجب إنشاء هذا البرنامج بعناية وأن يشمل جميع العناصر التي تساهم في تنظيم سير العمل.

• إضافة اسم الموظف إلى ثلاثة لتقليل الأخطاء بين الموظف وموظف آخر.
• ويفضل أن تكون الورقة بصيغة Word Office أو Excel.
• يقوم كل موظف بالتوقيع بجانب اسمه.
• كل موظف يعرف رقمه، مما يوفر الوقت والجهد.
• إذا كان النموذج يومي، فيجب أن يكون الوقت والتاريخ في أعلى الجدول.
• إذا كانت هناك رموز قصيرة في الجدول يجب شرحها للموظفين.
• أما بالنسبة لعدد ساعات العمل فيمكن إضافة خانة تحتوي على تقدير لساعات العمل التي قضاها الموظف في المؤسسة.
• إضافة عناصر مختلفة إلى كشف الحضور والانصراف حسب حاجة العمل مثل العمل من المنزل أو العمل من موقع آخر.

أنواع مشاركة الموظفين ونماذج إنهاء الخدمة

هناك عدة أنواع مختلفة من نماذج تأهيل الموظفين وإخراجهم، وتختار كل مؤسسة النموذج الذي يناسب احتياجات أعمالها، بما في ذلك:

• وهو نموذج المشاركة اليومية الأكثر استخدامًا.
• وكذلك نموذج الانضمام والمغادرة الأسبوعي.
• نموذج الحضور والانصراف الشهري للموظفين.

ولا يفوتك أيضاً:

أهمية كشف دخول وخروج الموظفين من العمل

تسارع المؤسسات بكافة أنواعها إلى تنزيل نموذج حضور وإنهاء خدمة الموظفين، مما يوضح أهميتهم ودورهم في العمل.

• تسجيل تأخيرات الموظفين يوميا أو شهريا حسب نوع النموذج
• معرفة مدى التزام العمل بالمواعيد النهائية وبالتالي الحصول على الترقيات والمكافآت.
• معرفة قيمة الخصومات المقدرة على أساس ساعات التأخير اليومية من وقت العمل الرسمي.
• يساهم في إنشاء آلية منظمة ومحكمة تعمل في مواعيد معينة.
• وبهذه الطريقة يمكن تقييم مدى التزام الموظفين بالعمل وتكريم أولئك الذين يهتمون أكثر بساعات عملهم.
• في حالة حدوث مشاكل قانونية لأي سبب من الأسباب، هناك دائمًا نموذج رسمي يمكن الرجوع إليه لأنه يتضمن توقيع الموظف.
• معرفة عدد أيام غياب الموظفين عن العمل.
• إن قيام الموظف بالتوقيع باسمه فور دخوله العمل وقبل مغادرته العمل كل يوم يقلل من مخاطر النزاعات الناشئة عن الأخطاء الحسابية.
• تقديم تقرير يومي لصاحب المؤسسة حتى يكون على اطلاع دائم بالنشاط.

طرق إعداد نماذج الحضور للموظفين

هناك العديد من الطرق التي يمكن الاعتماد عليها في إنشاء نموذج حضور وانصراف الموظف، ويقوم كل شخص مسؤول عن هذا الإقرار باختيار الطريقة الأسهل للاعتماد عليها وتعديلها، والطرق المتاحة هي:

طريقة	الأكثر تناسبا
برنامج جدول بيانات جوجل	وهو أقل استخداماً لأنه صعب الاستخدام وقديم بعض الشيء.
كلمة المكتب	وهو من البرامج الحديثة التي تثق بها أكثر من مؤسسة.
برنامج	إنها الطريقة الأكثر موثوقية لإنشاء جداول البيانات وتوفر الكثير من الوقت والجهد.

ولا يفوتك أيضاً:

واجبات المسؤول عن استمارة الحضور والانصراف للموظف

يعتبر ضابط الحضور والانصراف من أهم الأشخاص في المؤسسات حيث يتولى مسؤولية مجموعة متنوعة من الواجبات الوظيفية، بما في ذلك:

• تدقيق بيانات جميع الموظفين الذين ينضمون أو يغادرون.
• التحقق من مواعيد الانضمام والمغادرة لتجنب التضليل.
• تسجيل جميع المهام التي قد يخرجها الموظفون من العمل واحتسابها كحضور.
• حساب الرواتب على أساس عدد أيام العمل.
• تسجيل الاستقطاعات اليومية بناء على التقدير وعدد ساعات التأخر عن العمل.
• تسجيل جميع الإجازات الرسمية التي تأخذها المنظمة واحتسابها كإجازة مدفوعة الأجر لحين عودة النشاط الوظيفي.